Još malo pa će kod nas u Mateusu doći do onog doba godine kada se rade završni računi. To je uvjerljivo najstresniji dio godine svakog računovodstvenog poduzeća i po tome nismo svakako posebni.
Kako smo u tom periodu iznimno zauzeti, a obveze se gomilaju kao i zahtjevi prema klijentima, brojni mailovi, upiti, problemi, nedostatci u komunikaciji zbog nedostatka vremena rastu i postavlja se ono pitanje – što sad? Kako to stabilizirati u sezoni općeg kaosa?Kako povećati efektivnost i produktivnost?
Kao posljedica dolaska tog prosinca – mjeseca sveopćeg stresa, s njim dolaze i određeni problemi. Ono što si nikako ne smijemo dopustiti je smanjiti razinu kvalitete pružanja naše podrške korisnicima naših usluga, našim klijentima.
Nedavno smo naišli na tekst poznatog američkog blogera Adama Blitz u kojem je spomenuo određena rješenja za slične probleme. On se u spomenutom blogu posvetio prilikama za poboljšanje korisničke podrške i komunikacije te je dao slijedeće tehnološke ideje za pomoć u napretku u efektivnosti i produktivnosti:
Znate li da je je kompanija Hoppe Tax koja se bavi porezima i poreznim pravom, omogućila jednu besplatnu uslugu za svoje klijente kako bi im bilo poslovanje lakše. Naime, američki sustav pisanje poreznih prijava i povrata poreza najkritičnije je razdoblje u godini (nešto kao kod nas u računovodstvu završni računi, a u trgovinama s mješovitom robom ona gužva na kasama kada se svi sjete tri sata pred zatvaranje na Badnjak kupiti Božićne poklone, prijateljima, užoj i široj rodbini), oni su osmislili da cijeli proces s klijentom snime i naravno uz odobrenje klijenta isti snimak pošalju klijentu kako bi zapravo dobili na vremenu tijekom zaista najzaposlenijeg dijela godine. Kako bi odmaknuo ovo trošenje vremena, oni snimaju video, dužine nekakvih 5-10 minuta i šalju ga klijentu. Klijenti to vole jer je to pregled najvažnijih stvari i problema njihova poreznog slučaja. Menadžment iz te kompanije također takav princip voli jer time pruža klijentu ili klijentici dodatan sat u njihovom radu.
2. Dijeljenje tekstualnih poruka
Neke europska i američke kompanije često šalju sms poruke svojim klijentima. Problem sa ovakvim porukama je taj što klijent prestaje odgovarati onda kada ju primi. U poduzeću u kojem radi autor spomenutog bloga postoji sustav za lako dijeljenje e-mail podataka (KarbonHQ), no sms poruke kao i komunikacija kroz njih i dalje su vlasništvo onoga tko poruku šalje. Autor je jednom prilikom otkrio aplikaciju Export SMS PRO i otkako ju je uveo u svakodnevnu uporabu riješio je taj problem. Naime, kada je jednom aplikacija instalirana na mobitele svih koji sudjeluju u procesu komunikacije u firmi, omogućuje se prebacivanje izravno iz poruka u elektroničku poštu. Jednom kada je e-mail formatiran, pohranjen je u projekt sa kojime je povezan. Problem riješen! Drugo rješenje je i SLACK za komunikaciju unutar tima neke firme.
3. Sigurnosni folder za dijeljenje podataka
Imajući sigurno mjesto za pohranu i dijeljenje klijentovih dokumenata i informacija jest ključ za dobru organizaciju i produktivnost. Ukoliko svaki klijent ima svoj folder u „cloudu“, tada može dijeliti potpuni osobni folder odjednom ili samo odabrati pojedine dokumente koje je potrebno dijeliti. U nekim velikim sustavima se to radi na način da kada je dokumentacija spremna za slanje klijentu, mu se pošalje jedan link gdje može jednostavno skinuti svaki sadržaj kojeg odabere. Velike firme imaju svoje stručnjake za sigurnost podataka koji najćešće kako bi održali kontrolu nad informacijama, postavljaju postaviti niz datuma kada istječe vrijeme za preuzimanje linka kao i ograničenje preuzimanja sadržaja. Sa druge strane, klijenti mogu učitavati dokumente putem njihovog klijent-portala. Share File drastično smanjuje količine telefonskih poziva.
Kao računovođe, često mislimo da je sav posao u brojkama. No ako želite živu računovodstvenu praksu, tad je sve u rezultatima. Dio rezultata dolazi iz toga kako klijent vidi uslugu koju mu tvrtka pruža. Imajući ravnotežu unutar komunikacijske tehnologije koju već koriste nove generacije, vaša će firma imati dodatnu vrijednost u uslugama koje pruža kroz najbolju korisničku podršku – i tijekom cijelog tog razdoblja, uštediti će vrijeme!
Idući tjedan vam donosimo post o načinu kako to mi radimo!
