Na današnji dan prije trideset godina, 17.1.1991. godine osnovan je MATEUS. Mateus je registriran pri Trgovačkom sudu u Zagrebu, s tadašnjim nazivom Mateus - poduzeće za marketing, tehničke usluge i financijski inženjering, društvo s ograničenom odgovornošću. Mateus je s radom počeo u siječnju iste godine.
Poznato je da 20% malih trgovačkih društava, ili kako ih mi od milja zovemo "firmi" propadne u prvoj godini, 30% u drugoj godini. Od onih koje uspiju opstati 5 godina, zagasiti će ih se 50% do kraja pete godine. Čak 70% od tih koji su preživjele pet godina, prestaje s radom u desetoj godini postojanja. Iako statistika nije na našoj strani, uspjeli smo zahvaljujući znanju, kvaliteti i stručnosti svoga tima opstati na tržištu punih 30 godina.
U proteklih 30 godina Mateus je promijenio, nadopunio svoju djelatnost nekoliko puta, a puni naziv mijenjao je prvi puta u „MATEUS“ marketing, knjigovodstvene i poslovne usluge. Nakon što je direktorica Vlasta Cazin - Žegarac položila ispit za ovlaštenog revizora 1998. godine, Mateus mijenja djelatnost i naziv u današnji MATEUS revizija, računovodstvo i porezno savjetovanje d.o.o. S ovom izmjenom smanjen je obim predmeta poslovanja – djelatnosti i dopunjeno s revizijom, uslugama s područja računovodstva, poreznog savjetovanja, financijskih analiza i kontrole, izmijenjena struktura osnivačkih udjela, a sve u cilju usklade s aktualnim promjenama u propisima o pružanju usluga revizije.
Mateus je 20.01.2000. – rješenjem Ministarstva financija dobio dozvolu za rad za područje revizije. 2006. godine Mateus je zaštitio svoje ime i žig na 10 godina, a isto je učinjeno i 2016. godine. 2009., a zatim i 2017. temeljem Rješenja Županijskog suda u Zagrebu direktorica je imenovana za stalnu sudsku vještakinju za financije i računovodstvo. 2016. godine Mateus je implementirao Sustav upravljanja kvalitetom ISO 9001:2015 koji se redovito recertificira.
09.10.2019. Županijski sud je dostavio Rješenje o ponovnom imenovanju Mateus d.o.o. za sudska vještačenja za financije i računovodstvo . 15.11.2019. – Mateus je preuzeo trgovačko društvo Fischer & sin d.o.o. koje mijenja ime u Mateus Accounting. Osnivanjem Mateus Accounitng nastaje Mateus Grupa.
U protekla tri desetljeća pružajući uslugu računovodstva, revizije, poreznog savjetovanja, obračuna plaća i drugog dohotka domaćim i stranim, malim, srednjim ali i velikim trgovačkim društvima, Mateus je uplatio u Državni proračun Republike Hrvatske 1.331.971 kunu poreza na dobit i 10.767.213 kuna doprinosa NA i IZ plaće. Mateus je od osnivanja napravio 2.093 završna računa za trgovačka društva, neprofitne organizacije, obrte i proračunske korisnike.
1991. godine Mateus je brojio tek 8 klijenata, da bi do 2001 taj broj bio više od 90., a 2019 bilo ih je više od 120.
Rast broja klijenata kroz vrijeme, pratio je i povećanje Mateusovog tima. 1991.- godine u Mateusu je bilo dvoje zaposlenih, 1994 bilo je 8 zaposlenih da bi danas brojali tim od 12 stručnih, savjesnih i kvalitetnih zaposlenika.
Kako bi korisnicima usluga zahvalili na tridesetogodišnjoj vjernosti i s njima zajednički proslavili 30 godina kontinuiranog poslovanja, Mateus ovu slavljeničku godinu obilježava sa popustom na savjetodavne usluge svojim postojećim i budućim klijentima.
U želji da zajedno s klijentima stvaramo novu vrijednost još mnogo godina, Mateus d.o.o. iskreno zahvaljuje svim korisnicima usluga na ukazanom povjerenju u proteklih 30 godina i veseli se budućoj suradnji.
Danas je subota, zbog epidemiološke situacije s covid19 sam smanjila posjete frizerskim i drugim salonima za uljepšavanje, ali danas je taj dan kad mi se moja frizura više ne sviđa i želim ponovno onu sjajnu smeđu zdravu kosu. Otišla sam u obližnji dućan i kupila smeđu boju. Pogledam upute, nisam to radila jedanput i krenem. Stavila sam rukavice, boju i razvijač u plastičnu
posudicu, koju sam odložila na perilici rublja u mojoj maloj kupaonici. Posegnula sam za ručnikom i ogrnula se da se ne zaprljam bojom. Taj potez ručnikom u skučenoj kupaonici rezultirao je prevrtanjem plastične posude na pod, ali i staklene bočice s parfemom koja je stajala na perilici rublja.
Boja se razlila po podu, vratima i perilici rublja. Stakla od bočice parfema bilo je posvuda po podu. Zapuhnuli su me pomiješani mirisi razlivene boje, razvijača i parfema. Pekle su me oči. Trebalo mi je neko vrijeme da očistim svo staklo, boju, parfem i da kupaonica izgleda ponovno kao prije. Tada sam se sjetila rečenice svoje prijateljice:
To mi je sad postalo prilično jasno."Molim te odi k našoj frizerki. Ne može knjigovođa biti i frizer, isto kao što frizer ne može biti knjigovođa."
COVID-19 je stvorio strah u masama. "Ne-esencijalne" tvrtke su se zatvorile, mi smo ostali kod kuće, kao i naša djeca. Postali smo učitelji. Posao je možda mnogima stao, ali život i rad nisu stali. Drastično su se promijenili, ali nastavili su dalje. Od ožujka radimo od kuće. Ljudima se to isprva sviđalo radi vlastitog konfora i mogućnosti organizacije svog vremena za njih na najpovoljniji i najoptimalniji način. Izbjegavali smo pratiti izvješća o korona virusu. Gotovo preko noći, u samo nekoliko tjedana od prvog zaraženog naš poslovni svijet potpuno se promijenio. Pokušali smo se u što kraćem vremenu prilagoditi „novom normalnom“. Izašle su nove mjere za poduzetnike, a mi smo postali još zaposleniji poslom.
Odlučili smo pomoći našim zaposlenicima i našim klijentima da što bezbolnije prebrode ovaj period. Bilo nam je iznimno važno osigurati našim zaposlenicima stabilno radno mjesto i epidemiološki pogodne radne uvjete. Imali smo puno upita sa naslova zatvaranja firmi, zahtjevima za zajmove, za ekonomsku ozljedu, potporama i zahtjevima za oprostom zajma. Porezni su rokovi produljeni, kao da netko želi da porezna sezona traje duže. Klijenti žele znati porezne implikacije situacije i kako mogu vratiti najmanji mogući iznos. Nažalost, nekim će klijentima možda trebati smjernice o raspuštanju. Drugi trebaju samo uvjerenje da će uz dobro praćenje novčanog toka prebroditi ovu oluju.
Mnogi su morali zatvoriti svoje urede i implementirati radno okruženje na daljinu, što znači i radno okruženje bez papira. Ako to samo po sebi nije bio izazov, sada ovisimo o računalnim vještinama naših klijenata, online se upoznajemo i dostavljamo dokumente. Mateus već dugi niz godina radi s određenim brojem klijenata na daljinu, tzv Mateus online. Zbog dosadašnje prakse, online rad nam nije bio velika novost, no bio je izazov jer su se promijenile okolnosti poslovanja. Želimo istaknuti nekoliko blagodati karantene i svih zavaranja u duhu pozitivnosti.
Moramo se stalno ponovno pokretati, mijenjati prioritete, učiti i usredotočiti se na ono što nam je zaista važno. Moramo utišati buku i ne prihvatiti zadatke koji su ispod našeg platnog razreda. Ako ne možemo, onda ćemo živjeti život po programima drugih i trošiti minimalno vrijeme koje imamo da živimo svoje živote. Pustite kontrolu. Delegirajte. Ostanite pri zdravoj pameti.
Ne budite sigurni u svojoj zoni konfora.
U SAD-u 57% malih poduzetnika ne koristi računovodstvene usluge. SAD, za razliku od Hrvatske ima različit sustav i drugačije zakone u odnosu na nas. Tako da je kod njih ovakva situacija sasvim moguća. Kod nas, s druge strane, javlja se sve veći broj paušalnih obrta koj mogu funkcionirati bez njega. Je li to dobro za njih? Smatramo da takvim poduzećima ipak računovođe sa znanjem trebaju. Na taj način im se olakšava njihovo poslovanje, a oni se fokusiraju samo na svoju djelatnost i mogu joj se maksimalno posvetiti.
U Hrvatskoj postoje ipak određene vrste trgovačih društva, ili kako ih zovemo od milja – firmi, i drugih organizacija koje trebaju računovodstvo više nego neke druge. Izdvojit ćemo ih u 5 kategorija:
Pojam start-up-a relativno je „nov“ u našoj poslovnoj praksi. U Hrvatskoj ih nema toliko puno i nisu baš usporedivi sa start-upovima u SAD-u. Zamislite slijedeće, imate odličnu ideju, ali trebate nekoga tko će vas u tome podržati, financijski, tražite investitora ili kapital. Nekoga tko će vas moći „pogurnuti“ kako bi se vaša idea čula i kako biste možda i uspjeli u njezinoj realizaciji. Trebate pomoć kako biste počeli od čiste nule i iz ničega napravili nešto sasvim novo.
Ljudi koji vas okružuju sigurno poznaju vaše mogućnsoti i znaju vaše vještine u industriji, ali ne i vaše vještine kako menadžera ili računovođe. Vaši investitori žele kvalificirane profesionalce koji će držati oko na vašim financijama. Investitori žele profesionalce koji će vas moći savjetovati oko određenih situacija. Pozanto je da ne možete biti stručnjak u svemu. Stoga, jako je važno, pogotovo kada ste na početku, fokusirati se samo na to. To znači sve ostalo delegirati, prepustiti nekme drugom tko je stručan u tome području. Delegirajte onome tko neće raditi greške i tko će vam olakšati vaše poslovanje i vaš start.
Prema Zakonu o računovodstvu, sva trgovačka društva, pa i ona mala obveznici su javne objave. Javna objava podrazumijeva predaju godišnjih financijskih izvještaja na FINA-u gdje ti podaci postaju javno dostupni. Iako velik broj mikro poduzetnika imaju 1 ili niti jednog zaposlenog. Zakon se odnosi i na njih neovisno o opsegu poslovanja i prihodima koje ostvaruju ili ne ostvaruju. Sukladno stavku 4 Zakona o trgovačkim društvima svi poduzetnici su dužni primjenjivati odredbe tog zakona. Tu se podrazumijevaju i mikro poduzetnici. Upravo iz tih razloga, potreban im je kvalitetan računovođa. Jedino kvalitetan računovođa će ih moći na vrijeme informirati o nadolazećim promjenama, poreznom tretmanu, knjigovodstvu, izradi završnih računa i drugih izvještaja važnih za zakonito poslovanje.
Banke i drugi zajmodavci tražit će poduzetnike odgovarajuće financijske izvještaje kako bi se uvjerili u likvidnost društva i stvarno stanje financijskog poslovanja firme. Žele vidjeti iskrenu sliku financija trgovačkog društva s kojim stupaju u poslovni odnos. Do spomenute slike dolaze uvidom u financijske izvještaje koje je pripremilo računovodstvo – odnosno treća strana. Iz navedenog, važno je imati kvalitetnog računovođu. Jedino kvalitetan računovođa će sa svojim znanjem moći stajati iza onoga što je napravljeno u izvještajima. Takav računovođa neće ništa pogrešno prikazati i na taj način naštetiti poduzetniku.
Navedene organizacije, neovisno o izvoru financiranja bi trebala zbog toga što podliježu više zakona imati računovođu. Potreban im je kvalitetan računovođa koji brine o njihovim financijama- izvorima sredstava i razlozima trošenja. Neprofitne organizacije podliježu :
Nigdje u Zakonu nije definirano – tko smije i treba raditi računovodstvo. To je veliki problem jer tada u nedostatku financija neprofitne organizacije počinju voditi same računovodstvo, a to najčešće zbog nedovoljno znanja i iskustva na tom polju postaje velik problem za točnost izvještaja i ispravnost obavljenog financijskog dijela posla.
Bilo bi preporučljivo da neprofitne organizacije ipak imaju vanjsko računovodstvo koje će se moći u potpunosti posvetiti njima i njihovom poslovanju, a oni će stoga imati više vremena posvetiti se onome u čemu su specijalizirane. Za neprofitnu organizaciju je dobro imati vanjsko računovodstvo i iz razloga kako bi svi članovi znali od treće neutralne osobe, kako su i na što utrošena određena sredstva koja su oni uložili u obliku članarina ili donacija. Neke neprofitne organizacije ne plaćaju poreze, pogotovo ako se ne bave gospodarskom djelatnosti, no trebaju dostaviti dokumentaciju u zadanom roku početkom svake godine, za onu prethodnu FINA-i kako bi opravdali potrošnju i izvore sredstava. Iz navedenoga je jasno da bi bilo dobro imati profesionalnog ovlaštenog računovođu koji će se brinuti o njihovim financijama.
Ukoliko vaše trgovačko društvo ostvaruje visok profit, biti ćete uvijek pod izvjesnim povećalom FINA-e i Porezne uprave. Stav javnih institucija uglavnom je da ste krivi dok se ne dokaže suprotno. Financijska inspekcija radi pod sličnim principima. Morate biti sposobni dokazati da je vaše cjelokupno poslovanje besprijekorno, bez bilo kakvih malverzacija i poreznih utaja koje prilično muče poreznu upravu. Iz navedenog, potrebno je imati svu dokumentaciju koju će oni od vas tražiti prilikom njihovog posjeta vašem računovođi i bilo bi dobro da ništa od dokumentacije ne nedostaje i da su svi računi, nalozi i ostale isprave vjerodostojni.
Čak nije bitno jeste li vi njihova konačna „meta“ ukoliko je Vaš najveći klijent uhvaćen u određenom skandalu, i vaše poslovanje se može naći pod povećalom. financijski inspektori doći će i do Vašeg društva ukoliko to smatraju potrebnim. Ono što je tada bitno, osim da ostanete smireni i hladne glave, je da im omogućite uvid u sve vaše financijske izvještaje i da im vaš računovođa dozvoli uvid u kompletnu dokumentaciju koju ste mu dostavili.
Razvoj tehnologije uvelike je doprinio razvoju brojnih djelatnosti te unaprijedio i ubrzao brojne poslovne procese. Taj razvoj evidentan je i u računovodstvenoj djelatnosti. Pojavom naprednih alata i sofwarea unaprijeđen je odnos s klijentom, brzina informacija, kao i točnost i kontrola obavljenog posla. Najnovija pojava je poslovanje online ili „poslovanje u oblaku“ pa tako postoje i računovodstveni softweari koji nude tu mogučnost za našu djelatnost. Neki računovodstveni uredi već neko vrijeme koriste online računovodstvo, a Mateus ga je uveo prije deset godina, stalno prateći trend razvoja tehnologije prilagodio se korisnicima i zahtjevima tržišta.
Računovodstveni softwarei koji nude mogućnost računovodstva online „u oblaku“ i tehnološki razvoj, zauvijek je promijenio računovodstvo. Računovođe su postali manje orijentirani isključivo na brojeve i više na savjetodavnu domenu usluga, gdje razmatraju nove načine kako pomoći klijentima u njihovom poslovanju.
Razvoj tehnologije utječe na računovodstvo i na ono što klijenti očekuju. Ovdje su neki važni razvojni događaji i u tehnologiji i poslovanju, koje mi u Mateusu moramo učiniti kako bi zadržali naše klijente, opravdali svoje povjerenje i ostali u korak s vremenom i tehnologijom.
1. Izvrsno poznavati program Računovodstvo Online (u oblaku)
Online računovodstvo ili računovodstvo „u oblaku“ je popularnije nego ikad prije te postoji čitav niz softvera za računovodstvo u oblaku koje tvrtke mogu koristiti. Softwarei se razlikuju po cijeni, kvaliteti, modulima, mogućnostima, operativnoj prilagodiljivosti te mogućnostima ovisno o veličini klijenata. Na ino tržištu posotje brojni računovodstveni software ali zbog zakonodavnih okvira ne nude dovoljno opicija za naše tržište. Mi se držimo provjerenog sotwarea koji nam zbog ospega djelatnosti i zahtjeva naših klijenata najviše operativno odgovara.
Svaki sofware ima različite prednosti i nedostatke, širinu pirmjene, veličinu modula i sklonost prilagodbi klijentu. Nakon dugog niza godina rada u određenim ne online programima, odlučili smo se za rad u online programu koji nam je sa svojom ponudom najzanimljiviji i najviše pristupačan. Naši djelatnici su obučeni za rad u Računovodstvu Online, a svaki novi djelatnik od početka dobiva mentora koji ga postepeno uvodi u program.
Računovodstvo Online pruža:
2. Imati odličan odnos s klijentima
Iako sada kada koristimo RačunovodstvoOnline možemo imati poslovnu suradnju s više klijenata jer nam to omogućuje tehnologija, a sam posao se odvija brže, efikasnije i s minimalnom mogućnosti za greškama, a klijenti više ne moraju dolaziti kod nas u ured i trošiti svoje dragocijeno vrijeme na put, nama je svaki klijent izuzetno važan i na prvom mjestu - stoga mu se posvećujemo individualno. Zajednički radimo procjenu i dogovaramo koje podatke naši klijenti žele pratiti, što im je potrebno za izvršavanje poslovanja, tko će izrađivati i unositi pojedinu vrstu dokumenata. Bez obzira na obim i vrstu dokumentacije – Mateus radi kontrolu, knjigovodsvenu i poreznu obradu, pruža pomoć u radu, priprema potrebne izvještaje za klijenta.
Posvećeni smo svome poslu i cilj nam je pružiti najbolju moguću uslugu i imati zadovoljne klijente. Trudimo se redovito komunicirati sa svakim našim klijentom, a našu smo dostupnost prilagodili u potpunosti zahtjevima klijenta i dostupni smo kada im je potreban savijet ili pomoć, kada traže povratnu informaciju o svome poslovanju ili kada imaju drugo stručno pitanje – stojimo im uvijek na raspolaganju.
Zbog toga, s punom odgovornošću možemo konstatirati:
pružamo potpunu potporu poslovanju klijenta;
omogućavamo racionalno korištenje vremena klijenta;
štedimo novac klijentu.
3. Razumijeti odnos računovodstva nove generacije i umjetne inteligencije
Sigurni smo da ste i Vi bar jednom naišli na kako će roboti i umjetna inteligencija (AI) učiniti određene profesije zastarjelima, ali što je s računovodstvom? Slično kao i druge profesije, automatizacija će uskoro zamijeniti ljude u izvedbi izvršnih administrativnih zadataka, kao što su unos podataka i kategorizacija.
Umjesto da računovodstvo bude zastarjelo, mi idemo u susret tehnologiji, ne bojimo se promjena i gledamo kako da automatizacija postane koristan alat koji će nam pomoći u daljenjem poslovanju i kvaliteti naših usluga. Automatizacija će pomoći u poboljšanju usluga, u sto posttotnoj kontroli i točnosti naših usluga. Ako su rezultati unosa podataka poboljšani, a ljudska pristranost uklonjena, računovodstvo će biti jasnije i imati više integriteta. Računovođe će i dalje igrati nadzornu ulogu za povezivanje klijenata i stoga se mogu usredotočiti na druge aspekte poslovanja, kao što su financijski savjeti i pomoć klijentu.
4. Biti pouzdani savjetnici klijentima
Uz sav tehnološki razvoj i promjene koje sa sobom donosi, mi u računovodstvenoj djelatnosti, moći ćemo se posvetiti još više željama i potrebama naših klijenata i biti još bolji poslovni parter i pouzdani savjetnik našim klijentima za sva dodatna financijska pitanja i druge informacije vezane uz zakone i porezne tretmane. Trendovi koje nam zadaje nova tehnologije olakšati će davanje savjeta. Unos podataka biti će jednostavniji, točniji, precizniji, neće biti mjesta za slučajne pogreške, a s druge strane olakšat će sastavljanje financijskih informacija koje su važne našim klijentima. Ukoliko su izlazne informacije točne i besprijekorne, ukoliko ne trošimo vrijeme na pronalaženje eventualnih grešaka, imat ćemo više vremena to vrijeme uložiti u savjete i pomoć našim klijentima. Za ovu fazu tranzicije koja je neizbježna u našoj djelatnosti, može se reći da će biti izazovna i da će opstati one knjigovodstvene firme koje unaprijed planiraju i pravilno koriste tehnologiju, one druge, smatrat će se na žalost zastarjelima jer neće pratiti trendove i ostati će iza svojih konkujrenata.
Koliko vremena trošite na odlazak k Vašem računovođi? Nekoliko radnih sati? Morate li te sate nekako nadoknaditi?
Jeste li za to vrijeme mogli biti na nekom poslovnom sastanku ili ugovoriti dobar posao? Mogli ste, no odgodili ste kako biste se posvetili poslovima dostave dokumentacije.
Znate li kako se može ubrzati proces od trenutka kada ste primili ili izradili neki poslovni dokument do trenutka povratne informacije iz računovodstva?
Mi u Mateusu već dugi niz godina svojim klijentima nudimo uslugu online računovodstva – Znate li zašto? Kako bi učinili Vaše poslovanje jednostavnijim!
Dakle, stvar je vrlo jednostavna, naši klijenti imaju pristup “oblaku” odnosno serveru, imaju svoj profil gdje mogu evidentirati ulazne račune i raditi pripreme za plaćanje putem netbankinga, također, program omogućava i vođenje skladišnog poslovanja (veleprodaja, maloprodaja), proizvodnje, izdavanja računa, putnih naloga i loko vožnje, blagajni i još puno toga.
Mi (Mateus), smo s druge strane “oblaka” i mi odmah vidimo sve što ste od dokumentacije unijeli i od promjena napravili, a po nastalim promjenama kontroliramo računovodstvenu ispravnost cijelog procesa. Ovakav način računovodstvene obrade podataka nazvali smo dinamično računovodstvo, za razliku od ranijeg – statičnog.
Jamčimo sigurnost, kvalitetu, brzinu i pouzdanost svih prenesenih informacija. Online računovodstvo pruža prednosti pri poslovanju svim našim klijentima, a u nastavku donosimo i kako.
8 načina kako ROL (Računovodstvo On Line) pomaže našim klijentima:
Za koga je namijenjen ROL program?
Prvenstveno za poduzetnike NOVE GENERACIJE!
Ukoliko Vam je radno mjesto uglavnom mobilno, a računalo je uvijek s vama, kao i pristup internetu – tada ste i Vi tzv. Poduzetnik NOVE GENERACIJE!
Ukoliko koristite društvene mreže, volite sve prednosti moderne tehnologije za komunikaciju, marketing i prodaju – pripadate poduzetnicima NOVE GENERACIJE!
Ukoliko želite da Vam je računovođa saveznik u Vašem poslovanju i imate potrebu za podacima u realnom vremenu – Vi ste poduzetnik NOVE GENERACIJE.
Ukoliko želite imati veću kontrolu nad svojim poslovanjem– Vi ste poduzetnik NOVE GENERACIJE!
Ukoliko se smatrate poduzetnikom novog tipa onda smo mi računovodstveni ured za Vas.
Još malo pa će kod nas u Mateusu doći do onog doba godine kada se rade završni računi. To je uvjerljivo najstresniji dio godine svakog računovodstvenog poduzeća i po tome nismo svakako posebni.
Kako smo u tom periodu iznimno zauzeti, a obveze se gomilaju kao i zahtjevi prema klijentima, brojni mailovi, upiti, problemi, nedostatci u komunikaciji zbog nedostatka vremena rastu i postavlja se ono pitanje – što sad? Kako to stabilizirati u sezoni općeg kaosa?Kako povećati efektivnost i produktivnost?
Kao posljedica dolaska tog prosinca – mjeseca sveopćeg stresa, s njim dolaze i određeni problemi. Ono što si nikako ne smijemo dopustiti je smanjiti razinu kvalitete pružanja naše podrške korisnicima naših usluga, našim klijentima.
Nedavno smo naišli na tekst poznatog američkog blogera Adama Blitz u kojem je spomenuo određena rješenja za slične probleme. On se u spomenutom blogu posvetio prilikama za poboljšanje korisničke podrške i komunikacije te je dao slijedeće tehnološke ideje za pomoć u napretku u efektivnosti i produktivnosti:
Znate li da je je kompanija Hoppe Tax koja se bavi porezima i poreznim pravom, omogućila jednu besplatnu uslugu za svoje klijente kako bi im bilo poslovanje lakše. Naime, američki sustav pisanje poreznih prijava i povrata poreza najkritičnije je razdoblje u godini (nešto kao kod nas u računovodstvu završni računi, a u trgovinama s mješovitom robom ona gužva na kasama kada se svi sjete tri sata pred zatvaranje na Badnjak kupiti Božićne poklone, prijateljima, užoj i široj rodbini), oni su osmislili da cijeli proces s klijentom snime i naravno uz odobrenje klijenta isti snimak pošalju klijentu kako bi zapravo dobili na vremenu tijekom zaista najzaposlenijeg dijela godine. Kako bi odmaknuo ovo trošenje vremena, oni snimaju video, dužine nekakvih 5-10 minuta i šalju ga klijentu. Klijenti to vole jer je to pregled najvažnijih stvari i problema njihova poreznog slučaja. Menadžment iz te kompanije također takav princip voli jer time pruža klijentu ili klijentici dodatan sat u njihovom radu.
2. Dijeljenje tekstualnih poruka
Neke europska i američke kompanije često šalju sms poruke svojim klijentima. Problem sa ovakvim porukama je taj što klijent prestaje odgovarati onda kada ju primi. U poduzeću u kojem radi autor spomenutog bloga postoji sustav za lako dijeljenje e-mail podataka (KarbonHQ), no sms poruke kao i komunikacija kroz njih i dalje su vlasništvo onoga tko poruku šalje. Autor je jednom prilikom otkrio aplikaciju Export SMS PRO i otkako ju je uveo u svakodnevnu uporabu riješio je taj problem. Naime, kada je jednom aplikacija instalirana na mobitele svih koji sudjeluju u procesu komunikacije u firmi, omogućuje se prebacivanje izravno iz poruka u elektroničku poštu. Jednom kada je e-mail formatiran, pohranjen je u projekt sa kojime je povezan. Problem riješen! Drugo rješenje je i SLACK za komunikaciju unutar tima neke firme.
3. Sigurnosni folder za dijeljenje podataka
Imajući sigurno mjesto za pohranu i dijeljenje klijentovih dokumenata i informacija jest ključ za dobru organizaciju i produktivnost. Ukoliko svaki klijent ima svoj folder u „cloudu“, tada može dijeliti potpuni osobni folder odjednom ili samo odabrati pojedine dokumente koje je potrebno dijeliti. U nekim velikim sustavima se to radi na način da kada je dokumentacija spremna za slanje klijentu, mu se pošalje jedan link gdje može jednostavno skinuti svaki sadržaj kojeg odabere. Velike firme imaju svoje stručnjake za sigurnost podataka koji najćešće kako bi održali kontrolu nad informacijama, postavljaju postaviti niz datuma kada istječe vrijeme za preuzimanje linka kao i ograničenje preuzimanja sadržaja. Sa druge strane, klijenti mogu učitavati dokumente putem njihovog klijent-portala. Share File drastično smanjuje količine telefonskih poziva.
Kao računovođe, često mislimo da je sav posao u brojkama. No ako želite živu računovodstvenu praksu, tad je sve u rezultatima. Dio rezultata dolazi iz toga kako klijent vidi uslugu koju mu tvrtka pruža. Imajući ravnotežu unutar komunikacijske tehnologije koju već koriste nove generacije, vaša će firma imati dodatnu vrijednost u uslugama koje pruža kroz najbolju korisničku podršku – i tijekom cijelog tog razdoblja, uštediti će vrijeme!
Idući tjedan vam donosimo post o načinu kako to mi radimo!
Klijenti koji impresionirano odlaze iz vašeg ureda osjećaju kako su napravili korak više poslujući sa vašom tvrtkom i vrlo vjerojatno će preporučiti vaš rad.
Koje jednostavne korake možete poduzeti kako bi postigli da se na njih ostavi takav dojam? Sve što činite za vaše klijente trebalo bi se percipirati kao prednost. Slijedite ove korake i mogli bi biti na putu stvaranja prosperitetnog odnosa:
Izgleda li prostor za primanje stranaka sa svojim namještajem neravno, je li namještaj u lošijem stanju? Jesu li fotografije i slike na zidovima mutnije ili možda izblijedjele od sunca?
Jednostavan korak: Vježba čistoće. Prostor za primanje stranaka treba izgledati profesionalno. Posložiti namještaj, očistiti i urediti nakupinu papirologije, pospremiti stol, zauzima zaista malo vremena. Zidni ukrasi? Očistite stakla tako da blistaju. Rotirajte pozicije vaših ilustracija, slika, fotografija.
2. Razmjestite časopise. Klijenti često čekaju, i prirodno je da bi možda željeli nešto pročitati za to vrijeme. Koji su magazini na dohvat ruke? Koliko su stari? Razmotrite i usredotočite se na uzimanje prestižnih časopisa čiji su sadržaj luksuzna putovanja, kolekcije vina, egzotični automobili.
To upućuje neizravnu poruku: Klijenti vaše tvrtke si mogu priuštiti takav životni stil. Aktualne novine o financijama su uvijek dobar izbor.
Jednostavan korak: Kupite nešto od gore navedenih časopisa. Zamijenite ih jednom kada postanu zastarjeli. Bacite ih krajem mjeseca, time stvarate prostor za nove sadržaje. Imajte dostupne primjerke nekih dnevnih financijskih novina.
3. Ponudite kavu pri dolasku. Kada letite prvom klasom, uzima se vaš sako te vas se nudi osvježavajućim pićem. Vaši bi klijenti mogli sami skinuti kaput. Netko bi ih trebao dočekati i ponuditi ih kavom ili čajem. To je lijepa gesta dobrodošlice.
Jednostavan korak: Unajmite servis za kavu za vaš ured ili uložite u nekoliko aparata za kavu. Imajte dostupne kineske šalice i tanjuriće (ili velike šalice). Zamolite osobu zaduženu za primanje stranaka da uvijek ponudi klijenta kavom ili timski dogovorite da to učini netko drugi iz vašeg osoblja u slučaju da telefon stalno zvoni na odjelu za primanje ljudi toga jutra.
4. Susretnite se sa klijentom u ugodnom okruženju. Različite industrije zaključuju prodaju dovodeći klijenta u privatno okruženje gdje mogu dobiti osobitu pozornost.
Web stranica Stickybranding.com je govorila o odjevnoj industriji i „Prostoru za sklapanje poslova“. Na primjer, umjesto da se sa klijentom nalazite u vašem uredu, gdje stalno telefonski pozivi i druge distrakcije ometaju razgovor, sjednite u sobu za održavanje konferencija. To je neutralno mjesto.
Jednostavan korak: Razvijte sistem rezervacija sale za konferencije za susrete sa klijentima.
5. Pustite njih da govore. Novi klijenti se suočavaju sa dvojbom. Osjećaju kako je njihova situacija jedinstvena. Žele da vi znate te detalje. U isto vrijeme, shvaćaju da im naplaćujete svoju uslugu po satu. Osjećaju kako sat mjeri vrijeme sastanka. Unaprijed odmaknite takvu anksioznost.
Jednostavan korak: Objasnite ovo na orijentacijskom sastanku. Ili neće biti nikakve naplate kod početnih konzultacija ili će postojati set stupnjeva naplate, no taj iznos će biti vraćen kasnije, nasuprot budućih naplaćivanja ukoliko ljudi koji vam dolaze postanu klijenti tvrtke. Dopustite im da objasne njihov jedinstveni slućaj. Pisanje bilješki na žutom notesu dozvoljava kontakt očima; uzimanje bilježaka na laptopu ili tabletu ne dozvoljava.
6. Razgovor: Omjer slušanja. Članak u magazinu Harvard Business Review adresirao je veliku važnost imanja sposobnosti izvrsnog slušanja. Riječ „slušati“ implicira odnos 1:10 kod razgovora i slušanja. „Dva uha, jedna usta“ odnos, također spomenut u članku implicira odnos 1:2.
Jednostavan korak: Dozvolite vašem klijentu, ili potencijalnom budućem suradniku da odradi većinu razgovora kada ističe svoju situaciju ili problem. Iako možda unaprijed znate rješenje, neka oni prvi iznesu sve činjenice.
7. Uvedite vaš tim. „Čovjek nije otok“. (John Donne). Ne surađujete sa klijentom samo kao da je omjer 1:1. Iza vas postoji tim ljudi koji rade sa vama i specijalizirani suradnici koji su tu i čekaju vaš poziv. Iako vaš klijent možda ne treba odmah njihove usluge, ipak će im biti drago vidjeti kako su oni dostupni. Neizgovorena poruka glasi: „Naš je odnos toliko bitan, da već imamo četvoro ljudi spremnih za rad“.
Jednostavan korak: Kada se sastajete sa klijentom u ranoj fazi vašega odnosa, dovedite i svoga pomoćnika na sastanak. Ukratko predstavite ostale članove tima, naglašavajući sebe kao menadžera tih odnosa.
8. Pravila angažmana. Primjerice, klijent ima rutinski zahtjev: potrebna mu je dokumentacija o prihodima za refinanciranje hipoteke. Vi ne trebate preuzimati taj zadatak. Klijenti često žele razgovarati sa „osobom na vrhu“. Oni moraju znati koga treba zvati, što je bitno izraziti na način koji ih neće uvrijediti.
Jednostavan korak: Objasnite tko riješava različite zadatke u vašem timu. Dajte im do znanja kako ste im na usluzi, ali kako odgovaranje na neke zahtjeve traži više vremena. Ukoliko neke stvari žele odmah obaviti, objasnite kako imate ljude na raspolaganju u vašem osoblju i za to, jer izravni zahtjev koji bi bio upućen vama ionako bi bio proslijeđen toj osobi.
9. Otvorite svoj e-Bilten. Ljudi brzo zaboravljaju. Kako ćete im ostati na umu? Mjesečni „newsletter“ distribuiran mailom je vrsta suptilnog upućivanja informacija ljudima o vama, kako bi se podsjetili, to vas postavlja pred njima u perceptivnom pogledu stručnjakom.
Jednostavan korak: Zatražite njihovu dozvolu za slanjem e-Biltena. Objasnite im zašto je to poučavajući alat informiranja.
10. Što ostaje u klijentovim rukama pri odlasku? Dobili ste novoga klijenta. Možda je trenutni suradnik već potpisao ugovor za pružanjem novih usluga. Možda ga trebaju objasniti svojem životnom partneru.
Ako su jako uzbuđeni i žele to podijeliti sa prijateljem, treba im priča koju će ispričati. Potreban vam je marketinški materijal koji se može lako otprintati, poslati mailom, ili preuzeti sa vaše web stranice. Mora također objasniti usluge vrlo jednostavnom terminologijom.
Jednostavan korak: Vaš klijent mora otići sa ili tankom folijom ili mapom, kombiniranom sa podatcima u njoj koji se referiraju na usluge koje koriste. To će pomoći objasniti vaše usluge drugima.
Svaki od gornjih koraka pruža poruku: „U svakom poslovnom odnosu najvažniji je klijent“!
Bryce Sanders
Perceptive Business Solutions
Tehnologija je nevjerojatna, ali dok vam dopušta da budete dostupni svugdje, u isto vrijeme daje drugima mogućnost da provire gdje se nalazite te vas uvijek drže u blizini. Kako možete „prekinuti dovod“ ljudi do vas dok ste na odmoru?
Uzimajte kraće odmore
Bryce Sanders, predsjednik Perceptive Business Solutions-a, menadžer i autor “Captivating the Wealthy Investor,” na svom blogu je napisao: “dok sam živio u New Yorku, otkrio sam da su dugi vikendi u Londonu idealni bijeg. Odletite u četvrtak, vratite se u ponedjeljak.” Njegov savjet je da pokušate provesti tri dana i noći na nekom mjestu. To je putovanje bez ikakve grižnje savjesti. Evo obrazloženja:
Dopustite da ljudi znaju gdje vas mogu pronaći
Vaš mobitel može ili ne mora raditi u inozemstvu. Razmotrite svakako međunarodnu telefonsku uslugu kao dodatak koji bi trebali odabrati. Wi-Fi je dostupan posvuda.
Ostavite plan putovanja u svom uredu. Neka u njega budu uključene države i pozivni brojevi gradova, kako bi vas netko mogao dobiti u hotelu. No, dajte im do znanja kako je e-mail bolje sredstvo za komunikaciju jer ćete često biti izvan hotela.
Vjerujte ljudima s kojima radite kako vas neće zvati osim u nekom hitnom slučaju. Radite pod pretpostavkom „ne imati nikakvih vijesti znači dobre vijesti“.
Postavite si disciplinu
Nekako, osjećate kako se nešto događa, a ne znate što. Voljeli biste nazvati nekoga. Ako ste na putovanju koje traje tjedan (ili dva), dogovorite svoje pozive u točno određeno vrijeme u utorak i četvrtak. I to se lako može izvesti putem Skype-a. Kolege će vam vrlo vjerojatno reći da se prestanete brinuti i da uživate u putovanju.
Zvuči vam poznato? Prema magazinu The Economist, prosječni korisnik pametnog uređaja provjerava ga dnevno oko 150 puta. Izazivati će vas svakako mogućnosti za time kako budete prolazili pored McDonaldsa ili sličnih mjesta širom Europe.
Dok boravite u hotelu disciplinirajte se da provjeravate e-mailove jedino ujutro i navečer. Mobitel tijekom dana koristite za slikanje. Napravite u e-mailu poseban folder sa imenom putovanja. Pomaknite one e-mailove koji su interesantni za pregled po povratku. Biti ćete u iskušenju da odgovorite. Ipak, zapamtite: Odgovorite li, pošta će se nakupiti, očekujući povratni odgovor.
Koristite lokalni ured
Uvijek se u vašem poslu može dogoditi nekakva kriza. Nikada nije dobar trenutak za godišnji odmor. Moguće je da radite za veliku računovodstvenu/konzultantsku tvrtku koja posjeduje međunarodne urede. Doznajte lokacije i kontakt informacije za lokalni ured blizu grada gdje ćete odsjesti. Popričajte sa jednim od menadžera u svojoj tvrtci, i recite da ukoliko dođe do nekakvog velikog problema, ako vas zaista trebaju, možete stići do najbližeg ureda i tamo pristupiti važnim podatcima putem sigurnosnog kanala kompanije. I to je nešto što se odnosi na krajnji ishod, to ne smije biti prva opcija vašega poslodavca ili šefa.
Drugi problem: Majka priroda
Recimo da vaš posao uključuje putovanja i konzultacije. Planirate se sa puta vratiti u nedjelju, i susresti svoje klijente u utorak. No, dogodi se erupcija vulkana. Oluja zatvori aerodrome na primjerice sjeveroistoku zemlje gdje ste otišli. Što znači, ne dolazite doma u nedjelju.
Možda vaša tvrtka ima odjel za putovanja, uspijevate dobiti let sa vašeg sunčanog otoka do grada u kojemu se u utorak održavaju sastanci sa klijentima. Stižete u ponedjeljak navečer. Biti ćete tada tamo, no što se događa sa vašom prezentacijom?
Jasno je da vam vaš ured može jednostavno dostaviti dokumentaciju u hotel u ponedjeljak kako bi se isporučio u utorak, no to je vrlo blizu roka. Možda vam ih mogu poslati elektroničkom poštom, možete ih skinuta sa „clouda“, ali nećete znati funkcionira li to rješenje do ponedjeljka navečer, do slijetanja.
Rješenje za smanjenje stresa leži u spremanju diska sa svojom prezentacijom i kao dodatkom sa svim važnim dokumentima. Po slijetanju, navratite u obližnju kopiraonu, isprintajte sve što je potrebno imati. Uzimajući sa sobom omotnicu sa prezentacijom koja je već isprintana, iskopirana, gdje se nalaze svi dokumenti, još je jedan od načina dodatne sigurnosti ako slučajno ostavite disk na aerodromu. Ovo rješenje pretpostavlja kako vaša dokumentacije nije povjerljivi materijal.
Ured može preživjeti bez vas. Klijenti i očekuju da uzimate odmore. Razmislili biste dvaput hoćete li klijenta nazvati dok je na putovanju. Vjerojatno je da će vam uzvratiti istom pristojnom gestom dok ste vi odsutni.
Jako puno smanjenja stresa možete očekivati ukoliko imate pored sebe razvijen popis svih kontakata, zajedno sa planom B u slučaju kašnjenja letova.
Bryce Sanders
Perceptive Business Solutions
Neki dan hodam parkiralištem i gledam dva uredno parkirana automobila. Ista marka, isti tip, ista boja. Možda su i isto godište. Znam da su adrese upisane u njihove Prometne dozvole iste, iz iste smo zgrade. Sve je to nebitno.
Tada pomislim: Što ako je jedan u vlasništvu privatne osobe, a drugi u vlasništvu pravne osobe. E, to je bitno.
Znate li da je automobil u vlasništvu poduzetnika u nepovoljnijem položaju od istog takvog u vlasništvu privatne osobe? Ne znam zbog čega je to tako, no tako je. Je li razlika u površini? Je li razlika u lakšem samozapaljenju? Je li razlika u kvalitetnijem prijemu radio-valova? Nije. Razlika je u rogovima između običnog jelena i jelena lopatara. A svaki pravi lovac sanja imati trofej jelena lopatara.
Evo nekoliko podataka koji navode na to da je obrtnik, a pogotovo pravna osoba, pravi jelen lopatar:
Primjerice, u II. zoni povlaštena parkirališna karta za fizičku osobu – stanara iznosi 40,00 kuna mjesečno, tj. 480,00 kuna godišnje. Za fizičku osobu – obrtnika iznos je 150,00 kuna mjesečno, tj. 1.800,00 kuna godišnje, a za pravnu osobu mjesečni iznos je 250,00 kuna odnosno na nivou godine to je 3.000,00 kuna.
Ako nije, onda Zakon o sigurnosti prometa na cestama u svom članku 236. kaže da će pravna ili fizička osoba obrtnik biti kažnjeni novčanom kaznom u iznosu od 2.000,00 do 5.000,00 kuna. A odgovorna osoba od 1.500,00 do 5.000,00 kuna.
I kazne su različite ukoliko se ne prijavi prijamnik. Za fizičku osobu je novčana kazna 1.000,00 kuna, a za pravnu 5.000,00 kuna. Plus kazna za odgovornu osobu u iznosu od 2.000,00 kuna.
Udaljavam se s parkirališta i razmišljam želim li i ja biti jelen lopatar?
